Google Workspace Lizenzen für KMU: Erfahrungen aus der Praxis

Was KMU über Google Workspace Lizenzen wissen sollten

Als ich mein Unternehmen gegründet habe, war Google für mich lange Zeit der zentrale Dreh- und Angelpunkt meiner IT. Damals hiess es noch G Suite, später Google Workspace.E-Mail, Dateien, Zusammenarbeit – alles aus einer Hand, stabil, zuverlässig, gut durchdacht. Über mehrere Jahre hinweg war ich damit sehr zufrieden.

In dieser Phase habe ich mich bewusst dafür entschieden, Google-Reseller zu werden. Nicht aus Prestigegründen, sondern aus einem ganz praktischen Ansatz heraus:Meine Kundinnen und Kunden sollten keine Kreditkarte hinterlegen müssen, sondern sauber und nachvollziehbar per Rechnung arbeiten können. Als Reseller habe ich die Google-Rechnungen gesammelt beglichen und den Kunden korrekt weiterverrechnet. Das funktionierte – technisch wie organisatorisch – einwandfrei.

Was früher gut funktioniert hat

Ein Punkt, der für mich damals besonders relevant war:Als Einzelbenutzer hatte man bei Google Workspace faktisch unbegrenzten Speicherplatz. Ich habe diese Möglichkeit genutzt – im Rahmen von rund 6,5 Terabyte. Das war für mich legitim, transparent und Teil des damaligen Angebots.

Vor etwa zwei bis drei Jahren kam dann die Kehrtwende:Google informierte mich, dass dieser Speicherumfang künftig nicht mehr akzeptiert werde. Wenn ich den Speicher behalten wolle, müsse ich nicht mehr rund 12 Euro, sondern plötzlich über 200 Euro pro Monat bezahlen.

Das war für mich der Punkt, an dem ich meine Strategie grundlegend überdacht habe.

Strategiewechsel: weg von der Cloud, hin zu Kontrolle

Ich habe mich damals entschieden, meine Daten vollständig von Google abzuziehen und auf eine On-Premise-Lösung umzusteigen – bewusst nicht in eine andere Cloud, sondern in eine Umgebung, die ich selbst kontrolliere.

Mein Google-Workspace-Account blieb danach nur noch formal bestehen, unter anderem deshalb, weil man als Reseller in einem Google-Index gelistet ist und darüber von Interessenten gefunden werden kann.

Mit Google Workspace selbst hatte ich innerlich abgeschlossen.

Google Workspace Lizenzen für KMU – ein Praxisbeispiel Der aktuelle Kundenfall

Vor rund einer Woche meldete sich ein neuer Kunde bei mir. Er wollte Google Workspace einsetzen, mit einer aus seiner Sicht völlig normalen Anforderung: gemischte Lizenzen – zum Beispiel ein Business Standard und mehrere Business Plus-Lizenzen.

Wer mit Microsoft 365 arbeitet, kennt dieses Modell seit Jahren. Es ist Alltag.

Der Kunde hatte von Google die Information erhalten, dass gemischte Lizenzen nur über einen Reseller möglich seien – also habe ich, trotz meiner persönlichen Vorbehalte, versucht zu helfen.

Ich habe meinen Reseller-Account reaktiviert, mich durch die Administration gearbeitet und parallel mehrfach mit dem Google-Partner-Support kommuniziert.

Das Ergebnis:

Google erlaubt gemischte Lizenzmodelle erst ab mindestens 20 Lizenzen.Diese Grenze ist fix, wurde mir schriftlich bestätigt und ist nicht verhandelbar.

Der Kunde wollte jedoch deutlich unter 10 Lizenzen.

Damit war klar: Ich konnte dem Kunden in dieser Konstellation nicht helfen.

Warum das für viele KMU problematisch ist

Aus technischer Sicht gibt es keinen erkennbaren Grund, warum gemischte Lizenzen erst ab 20 Benutzern möglich sein sollten.

Es handelt sich um eine rein kommerzielle Vorgabe.

Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist diese Hürde realitätsfremd:

• Start-ups

• Kleinbetriebe

• Familienunternehmen

• Vereine

• Organisationen mit klar getrennten Rollen

Genau diese Zielgruppe wird dadurch faktisch ausgeschlossen – ohne dass Google diese Einschränkung besonders transparent kommuniziert.

Ich musste mir diese Information über mehrere Tage hinweg aktiv erarbeiten.

Unabhängige IT-Beratung: Cloud oder On-Premise – eine Entscheidung mit langfristigen Folgen für KMU

Meine Haltung als Berater

Ich habe dem Kunden offen angeboten, ihn alternativ bei Microsoft 365 zu unterstützen, weil sich dort genau dieses Lizenzmodell problemlos abbilden lässt.

Der Kunde hat sich trotzdem bewusst für Google entschieden – und das respektiere ich uneingeschränkt.

Niemand muss sich von mir überzeugen lassen. Ein IT-System muss sich für den Kunden richtig anfühlen, nicht für den Berater.

Meine Aufgabe ist nicht, Produkte durchzudrücken, sondern aufzuklären.

Cloud, Kontrolle und Verantwortung

Ich verschweige meinen Kunden nicht, dass sowohl Google als auch Microsoft ihre:

• Preise

• Lizenzbedingungen

• Speicherregeln

• Nutzungsbedingungen

jederzeit ändern können.

In der Cloud hat man im Zweifel keine Handhabe über die eigenen Daten.Das ist kein Vorwurf, sondern eine sachliche Tatsache.

Wenn ich Kunden bei Microsoft 365 begleite, dann nie ohne Backup-Strategie und nie ohne eine klare Erklärung aller Alternativen – inklusive On-Premise-Lösungen.

Ich bin persönlich ein klarer Befürworter von lokal kontrollierbaren Systemen, wenn es technisch und wirtschaftlich sinnvoll ist.

Am Ende entscheidet jedoch immer der Kunde – informiert, bewusst und vorbereitet.

Fazit

Dieser Erfahrungsbericht zeigt, worauf Google Workspace Lizenzen für KMU in der Praxis hinauslaufen – und welche Einschränkungen bei gemischten Lizenzmodellen auftreten können.

Google darf seine Lizenzmodelle gestalten, wie es das Unternehmen für richtig hält.

Das ist ihr gutes Recht.

Meine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass KMU wissen, worauf sie sich einlassen, bevor sie sich entscheiden.

Nicht mehr – aber auch nicht weniger. Hinweis: Der Inhalt dieses Artikels stammt vollständig von Daniele Schranz. Die Formulierung erfolgte mithilfe von KI.